Faktura pro forma różni się od najbardziej nam zapewne znanej faktury VAT – nie jest to dokument księgowy, na podstawie którego oblicza się podatek – jej rola jest bardziej informacyjna, możemy przez nią poinformować klienta o przewidywanych opłatach za nasze usługi, a także przedstawić mu naszą ofertę. Wielu przedsiębiorców może uważać stosowanie faktury pro forma za zbędną stratę czasu, w końcu można od razu wystawić fakturę VAT i mieć z głowy formalności. Czy takie myślenie jest słuszne? Jak zbudować i kiedy stosować fakturę pro forma? Na te pytania znajdziesz odpowiedzi w poniższym artykule.
Co powinna zawierać faktura pro forma?
Przepisy nie regulują dokładnie tego, co powinna zawierać w sobie faktura pro forma, jednak, jako że stanowi ona informację o cenie naszej usługi powinna także obrazować dokument, który zostanie wydany już po dokonanej transakcji, dlatego co do zasady, faktura pro forma powinna zawierać dokładnie te same informacje, co faktura VAT, czyli, zgodnie z art. 106e. Ustawy o podatku od towarów i usług:
1) datę wystawienia,
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
4) numer NIP sprzedającego,
5) numer NIP kupującego,
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty,
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
9) cenę jednostkową netto,
10) kwotę wszystkich zniżek i upustów,
11) wartość netto towarów, bądź usługi,
12) stawkę podatku oraz VAT,
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
14) kwoty podatku podzielone na odpowiednie stawki
15) kwotę należności ogółem.
Skoro faktura pro forma zbudowana jest dokładnie tak samo, jak faktura VAT to jak właściwie rozróżnić te dwa tytuły? Otóż co do zasady faktura VAT może być zatytułowana po prostu „FAKTURA”(bądź klasycznie „FAKTURA VAT”), podczas gdy faktura proforma musi być zatytułowana „FAKTURA PRO FORMA” – wtedy w żadnym wypadku nie będzie uznana za dokument nakładający na nas obowiązek podatkowy i tym samym nie zmusi ona klienta do uiszczenia należności.
Faktura proforma a inne rodzaje faktur
Rzeczą, która wyróżnia fakturę pro forma spośród innych dokumentów jest w głównej mierze to, że nie jest ona dokumentem księgowym, czyli na jej podstawie według polskiego prawa nie możemy być rozliczani z podatku – mówiąc prościej faktura pro forma nie jest dowodem zrealizowanej transakcji. W głównej mierze służy ona do przedstawienia potencjalnemu klientowi naszej oferty i wyłożenia mu w prosty i czytelny sposób wszystkich kosztów, jakie będzie musiał ponieść. Warto jest także wiedzieć, że faktura proforma nie nakłada na odbiorcę obowiązku zapłaty, jest to sposób komunikacji bezpieczny dla obu stron, dzięki fakturze pro forma klient może dokładnie zapoznać się z naszą ofertą, porównać ją z konkurencją, a także zaplanować swój budżet bez żadnych ukrytych haczyków – taki sposób komunikacji wiąże się z transparentnością firmy, co wzbudza zaufanie w odbiorcach. Dodatkowo, kiedy najpierw wystawimy jedynie fakturę pro forma, zamiast oficjalnej faktury, a nasz klient się wycofa, nie musimy martwić się o korekty czy możliwość anulowania, dlatego faktura pro forma jest dobrym rozwiązaniem, kiedy nasz kontrahent nie jest w stu procentach zdecydowany.
Pamiętajmy, że w przypadku ostatecznego dokonania transakcji obowiązkowym jest wystawienie faktury głównej(bądź zaliczkowej, jeżeli klient zadecydował najpierw wpłacić część kwoty znajdującej się na fakturze pro forma) do 15-go dnia miesiąca po wpłacie całej kwoty, bądź zaliczki.
Zobacz: E-FAKTURA I PROJEKT ZMIAN DO USTAWY VAT. JAK BĘDĄ DZIAŁAĆ NOWE PRZEPISY?
Faktura pro forma a działania prawne
Faktura pro forma sprawdza się jako zabezpieczenie, zarówno dla sprzedawcy, jak i dla kupującego. Dzięki stosowaniu tego rodzaju informacji o transakcji, żaden z jej uczestników nie jest od samego początku prawnie zobligowany do jakichkolwiek opłat, dzięki czemu każdy z nich może odstąpić od współpracy w dogodnym dla siebie momencie.
Z punktu widzenia klienta dzięki fakturze pro forma jest on w stanie zobaczyć wszystkie koszta samej usługi, jak również jej opodatkowanie jeszcze przed zawarciem transakcji, dzięki czemu podejmując decyzję będzie świadomy wszystkich jej konsekwencji. Z kolei jeśli podpisze on fakturę pro forma stanie się równoważna z umową, dzięki czemu, po przesłaniu sprzedającemu zaliczki, jest on zabezpieczony prawnie w przypadku, gdy sprzedający nie wywiąże się z usługi zawartej w fakturze.
Z kolei ze strony przedsiębiorcy faktura pro forma także jest dobrym rozwiązaniem, zwłaszcza przy budowaniu relacji z nowym klientem. Dzięki temu rozwiązaniu możemy przedstawić kontrahentowi naszą ofertę i uprzedzić go o przewidywanych kosztach naszej współpracy. Przy nowo zawartych współpracach zawsze istnieje ryzyko, iż trafimy na nieuczciwego klienta, który ostatecznie nie uiści zapłaty za nasze usługi – stosując fakturę pro forma jednocześnie mamy dowód na zawartą przez nas umowę i nie musimy martwić się podatkiem VAT, który musielibyśmy zapłacić tak czy owak, gdybyśmy najpierw wystawili właściwą fakturę.