Inwentaryzacja jest szczególnym okresem, na którym należy mocno się skoncentrować. W każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości, przychodzi moment, w którym należy przeprowadzić inwentaryzację. Jest to intensywny czas, który wymaga zaangażowania oraz pełnego skupienia. Wymóg przeprowadzania inwentaryzacji, wynika z przepisów prawa umieszczonych w Ustawie o Rachunkowości.
Inwentaryzacja – podstawowe informacje
Inwentaryzacja jest to zespół, hierarchicznie usystematyzowanych zadań rachunkowych, które przeprowadza się w firmie w celu precyzyjnego ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Z inwentaryzacji wynika wiele informacji, które są niezbędne. Jest to istotne i wartościowe narzędzie pozwalające, ustalić stan składników majątku firmy.
Inwentaryzacja w małej firmie w praktyce polega na fizycznym przeliczeniu materialnych i finansowych zasobów przedsiębiorstwa. Jest to żmudne i czasochłonne zajęcie, przy którym nie mogą występować pomyłki. W każdym przedsiębiorstwie ważne jest żeby, oprócz poglądu teoretycznego, udokumentowanego posiadać także pogląd rzeczywisty. Dlatego inwentaryzacja ma na celu, porównanie dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym.
Podstawową funkcją inwentaryzacji jest kontrola wewnętrzna przedsiębiorstwa. Dzięki niej uzyskujemy wiedzę o zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym. Jesteśmy także w stanie zauważyć braki w stanie rzeczywistym i wyjaśnić ich przyczyny. Odpowiednio przeprowadzona inwentaryzacja może mieć działanie zapobiegawcze. Dzięki niej przedsiębiorstwo jest w stanie wykryć naruszenia, których nie jest w stanie zauważyć, a do których dochodzi w firmie. Działania takie utrzymują profesjonalność i wysoką jakość przedsiębiorstwa.
Inwentaryzacja przebiega w 4 etapach: ustalanie rzeczywistego stanu składników majątkowych, porównanie stanu tych składników z ewidencją księgową, weryfikacja i rozwiązanie wykrytych różnic, doprowadzenie do zgodności obu danych. Każdy etap jest kluczowy i wymaga odpowiedniego skupienia.
Każdy etap inwentaryzacji jest niezwykle istotny. Kluczowe jest aby zachować profesjonalizm podczas wykonywania wszystkich etapów. Zaniedbanie któregoś z nich, może skutkować niepowodzeniem i brakiem zgodności danych.
Różnice wykryte podczas inwentaryzacji należy zweryfikować i rozliczyć w księgach rachunkowych, tego roku na który przypadł termin wykonania inwentaryzacji. Jest to bardzo skrupulatne i wymagające dużej dokładności zadanie.
Za przeprowadzenie inwentaryzacji jest odpowiedzialny kierownik jednostki. Ustawa o rachunkowości nie definiuje kwestii formalnych i technicznych przeprowadzania prac inwentaryzacyjnych. To na kierowniku spoczywa ciężar zaplanowania oraz organizacji tego przedsięwzięcia. Jego zadaniem jest prawidłowe przeprowadzenie oraz rozliczenie inwentaryzacji. Sprawuje on nadzór nad całym procesem inwentaryzacji. Jak widać jest to bardzo wymagająca procedura.
Procedury działania
Do inwentaryzacji należy podejść jak najbardziej profesjonalnie oraz odpowiedzialnie. Powinna ona być przeprowadzona kompetentnie, na każdym etapie. Nie można sobie pozwolić na niedociągnięcia oraz zaniedbania. Inwentaryzacja jest częścią rachunkowości. Opiera się ona o Ustawę o Rachunkowości i podlega jej bezwzględnemu podporządkowaniu.
Inwentaryzacja musi przedstawiać wierny i wiarygodny obraz przedsiębiorstwa. Jej nie przeprowadzenie lub niekompetentne wykonanie podlega karą grzywny. Wynika to z Kodeksu Karnego Skarbowego.
Warto pamiętać o tym, że dokumentację z przeprowadzenia inwentaryzacji należy przechowywać. Jest to ważna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę. Archiwizacja dokumentów dotyczących inwentaryzacji powinna być sporządzana w sposób: kompletny, chronologiczny, bezbłędny, odzwierciedlający stan aktualny.