Od 1 stycznia 2022 roku funkcjonuje w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Na dzień dzisiejszy korzystanie z niego jest dobrowolne, ale 17 czerwca 2022 roku Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe od 1 stycznia 2024 roku. Zmiana terminu jest odpowiedzią na sygnały od firm, że potrzebują one więcej czasu, żeby zdążyć przygotować się do nowych obowiązków.
Czym jest KSeF?
KSeF to system teleinformatyczny służący do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Sama faktura będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Obecnie Krajowy System e-Faktur funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne. Do 2024 roku przedsiębiorcy mają możliwość testowania systemu. Wystawienie faktur ustrukturyzowanych w KSeF odbywa się z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
Faktury ustrukturyzowane wystawiać można także korzystając z programów komercyjnych, należy jednak pamiętać, że może być konieczna ich integracja z KSeF. Wystawiona faktura ustrukturyzowana ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE).
Wraz z kasami fiskalnymi on-line ma to być narzędzie uszczelniające rozliczenia VAT – każda sprzedaż będzie na bieżąco widoczna dla organów podatkowych. Ministerstwo Finansów liczy na to, że przyniesie ono przedsiębiorcom również określone korzyści, zarówno podatkowe, jak i biznesowe.
Skąd czerpać wiedzę o KSeF?
Jeśli chodzi o warstwę merytoryczną, to szczegółowe wymogi dotyczące e-faktur w KSeF wynikają z ustawy z 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Dotyczy ona mechanizmu fakultatywnego, ale wskazuje na zasady, które najprawdopodobniej będą adekwatne w systemie obligatoryjnym.
Ponadto nieco więcej szczegółów można znaleźć w uzasadnieniu projektu ustawy, a dodatkowych przydatnych informacji – np. jakie faktury nie będą objęte KSeF – należy poszukiwać w Raporcie z konsultacji projektu z 1 lutego 2021 roku ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
Prawidłowość danych
KSeF zmieni podejście w zakresie prawidłowości danych ujętych na dokumencie, ponieważ niepełna lub nieprawidłowa (w tym technicznie) e-faktura nie przejdzie walidacji, a co za tym idzie – nie zostanie wystawiona w ogóle w rozumieniu przepisów o VAT. Oczywiście, e-fakturę da się skorygować poprzez wystawienie e-faktury korygującej w KSeF albo noty korygującej poza KSeF, ale można to zrobić, tylko jeśli pierwotna e-faktura będzie wystawiona, czyli spełni podstawowe wymogi.
Kompletność i obligatoryjność danych
Ilość danych obligatoryjnych dla e-faktury w KSeF istotnie wzrośnie w stosunku do wcześniejszych wymogów dotyczących faktur. W szczególności:
–zakres informacji zostanie rozszerzony o elementy dodane w JPK_V7M, m.in. konieczność oznaczania grup GTU,
–wprowadzenie nowych pól, m.in. Rozliczenie, Płatność, Warunki transakcji, Kurs Umowny, Waluta Umowna, które zawierają wiele nowych informacji,
–na fakturze korygującej konieczne będzie wskazanie numeru KSeF faktury pierwotnej.
Ważny proces e-fakturowania
Istotny jest również sam proces fakturowania, gdyż wszystkie niedociągnięcia będą od razu widoczne. Dotyczy to np. terminowości fakturowania, stosowania błędnych kursów walutowych, czy tzw. anulacji, która najprawdopodobniej nie będzie możliwa, co może spowodować gwałtowny wzrost liczby faktur korygujących. Nie będzie również możliwości dodania żadnego załącznika do e-faktury, który będzie można wysłać innymi metodami, ale nie będzie on integralną częścią faktury.
Faktura ustrukturyzowana – najważniejsze korzyści
Dzięki KSeF i zautomatyzowanemu obiegowi faktur przedsiębiorcy również wiele zyskują. Wśród korzyści warto wymienić, m.in.:
-szybszy zwrot VAT-w 40 dni, a nie w 60dni,
-brak obowiązku składania za wezwanie organów plików JPK_FA, ponieważ zawarte w nim dane i tak znajdą się w systemie KSeF,
-pewność, że faktura nie zaginie czy też nie ulegnie zniszczeniu,
-brak obowiązku przechowywania takiej faktury, gdyż będzie ona dostepna w KSeF przez 10 lat,
-redukcję kosztów związanych z obiegiem faktur i ich archiwizowaniem (automatyczne archiwizowanie w KSeF),
-jeden ustandaryzowany format faktur.
Proces wdrożenia e-faktur to wyzwanie nie tylko technologiczne, lecz także organizacyjne, które dla podatników będzie wiązało się z koniecznością wprowadzenia zmian w procesach biznesowych, które towarzyszą wykorzystywaniu faktur w przedsiębiorstwie.
Data publikacji 21-07-2022