Księgi rachunkowe to temat, który spędza sen z powiek niejednego właściciela firmy. Według obowiązującego prawa, każdy przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji operacji gospodarczych w swojej firmie. W zależności od specyfiki prowadzonej firmy oraz typu branży możliwy jest wybór najdogodniejszego ze sposobów prowadzenia rejestru, lecz istnieją również pewne wyjątki od tej reguły. Niekiedy mamy do czynienia z branżami, w których metoda jest narzucone odgórnie, przez obowiązujące prawo.
Czym są księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe stanowią ewidencję operacji gospodarczych zachodzących w firmie. Są one obligatoryjne dla firm prowadzących tzw. pełną księgowość. Ten rodzaj prowadzenia księgowości cechuje się największym skomplikowaniem i zawiłością. W ramach pełnej księgowości dokonuje się bardzo szczegółowego i konkretnego rejestru wszystkich podejmowanych przez firmę transakcji o charakterze finansowym. Jest ona obowiązkowa dla wielu podmiotów między innymi: spółek komandytowo-akcyjnych, spółek akcyjnych, spółek z o.o., osób fizycznych, spółek jawnych, cywilnych i partnerskich, a także spółdzielni pod warunkiem, że spełniają wyznaczone kryterium dochodowe. Pełna księgowość daje czytelny obraz aktualnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Dzięki temu możliwe jest sprawniejsze podejmowanie decyzji dotyczących firmy przez jej zarząd czy wspólników.
Co wchodzi w skład ksiąg rachunkowych?
Z tematem pełnej rachunkowości nierozerwalnie związany jest temat ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe są zbiorem wszystkich, nawet najmniejszych transakcji, które przepłynęły przez firmę. Można by rzec, że rejestrują każdą złotówkę i każdy grosz. W praktyce tak to wygląda. Według ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny zawierać zbiór zapisów księgowych, obrotów i sald, które składają się na:
-
- Dziennik ksiąg rachunkowych — jest jednym z elementów ksiąg rachunkowych, w jego skład wchodzi chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Powinien on dawać możliwość uzgodnienia obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Kolejnym z wymogów prawidłowo prowadzonego dziennika, jest numeracja zapisów oraz liczenie sum zapisów w sposób ciągły. Należy prowadzić go w sposób umożliwiający powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
- Księgę główną — według ustawy o rachunkowości ten element powinien zawierać zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Księga główna jest miejscem ponownego zapisu zdarzeń zawartych w dzienniku, stosując się do zasady podwójnego zapisu.
- Księgi pomocnicze — są elementem, którego zadanie polega na uszczegółowieniu zapisów zawartych w księdze głównej, stanowi jej uzupełnienie. Stanowi wyodrębniony systematycznie prowadzony zbiór kartotek bądź komputerowy zbiór danych uzgodniony z zapisami i saldami zawartymi na kontach księgi głównej. Konta pomocnicze prowadzi się w szczególności dla:
- Środków trwałych, również tych znajdujących się w budowie, wartości niematerialnych i prawnych;
- Rozrachunków z kontrahentami;
- Rozrachunków z pracownikami;
- Operacji sprzedaży;
- Operacji zakupu;
- Kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;
- Operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
- Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych — bazując na zapisach zawartych na kontach księgi głównej, należy sporządzić na koniec każdego okresu sprawozdawczego, zestawienie obrotów i sald, w którego skład wchodzą: symbole/nazwy kont, salda konta na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i obroty narastające oraz saldo końcowe, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg, sumę obrotów za okres sprawozdawczy oraz sumę obrotów narastających, sumę sald na koniec okresu sprawozdawczego.
- Rejestr składników aktywów i pasywów — zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzonych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Według zaleceń ustawodawcy, księgi rachunkowe powinny spełniać szereg kryteriów. Po pierwsze powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, nazwą rodzaju księgi rachunkowej, oraz nazwą programu, w którym przetwarzane były dane. Po drugie, powinny zawierać widoczne oznaczenie co do roku obrotowego, którego dotyczą, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia. Ostatnim już wymogiem jest sumienne przechowywanie ksiąg w odpowiedniej, ustalonej kolejności.
Prowadząc księgi rachunkowe za pomocą komputera, warto pamiętać, aby zapewnić możliwość automatycznej kontroli ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe powinny zawierać automatyczną numerację stron tak, aby nadać im kolejność i utrzymać porządek. Wydruków ksiąg należy dokonać, nie później, niż na koniec roku obrotowego. Akceptowaną formą jest również przeniesienie ksiąg rachunkowych na dysk, który zapewni trwałość i bezpieczeństwo przechowywanych treści.
Komu powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych?
Podmioty, które zobowiązane są do prowadzenia pełnej rachunkowości, mogą powierzyć to zadanie podmiotowi zewnętrznemu, bez konieczności tworzenia nowego stanowiska w firmie oraz zatrudniania księgowej na pełen etat. Wygodnym i bezpiecznym rozwiązaniem będzie podjęcie współpracy z biurem rachunkowym. Postaw na profesjonalistę w tej dziedzinie i bądź spokojny o swoje rachunki. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą.