Biuro rachunkowe Golden Kite
Strona główna / Aktualności / Nota korygująca

Nota korygująca

Nota korygująca – kiedy jej używać?

W dzisiejszym skomplikowanym środowisku księgowym precyzja i rzetelność są kluczowe dla utrzymania integralności finansowej firmy. W tym kontekście nota korygująca stanowi istotne narzędzie, umożliwiające dokładne odzwierciedlenie wszelkich zmian czy poprawek w sprawozdaniach finansowych.

Czy to wynik bieżących korekt, czy też konieczność dostosowania do zmieniających się przepisów rachunkowości, nota pełni kluczową rolę w zapewnieniu przejrzystości i zgodności z obowiązującymi standardami. W obliczu dynamicznych zmian w przepisach rachunkowości, wprowadzenie takiej noty nie tylko podkreśla troskę o dokładność, ale także wiarygodność danych księgowych, która jest jedną z podstawowych zasad rachunkowości.

Czym tak właściwie jest nota korygująca i co powinna zawierać?

Nota korygująca jest dokumentem o charakterze specyficznego rodzaju faktury, która jest uregulowana w ustawie o VAT. Umożliwia ona podatnikowi VAT dokonanie poprawek w błędach, które pojawił się na fakturach otrzymanych od kontrahenta. Ważną kwestią dotyczącą noty korygującej jest zasada mówiąca o braku możliwości poprawiania błędów w kwotach oraz liczbach, które pojawiły się na tego typu fakturach.

Prawidłowo wystawiona nota korygująca powinna spełniać wszystkie wymogi oraz zawierać kluczowe elementy, które zostały uregulowane w ustawie o VAT w artykule 106k. Według tej ustawy nota powinna zawierać:

  1. Tytuł „nota korygująca”;
  2. Numer kolejny oraz datę wystawienia noty;
  3. Dane osobowe oraz adresowe podatnika i nabywcy;
  4. Numer identyfikacyjny podatnika i nabywcy;
  5. Wskazanie treści korygowanej oraz treści po zastosowaniu korekty;
  6. Dane zawarte w fakturze, którą koryguje nota, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 Ustawy o VAT.

Kto może wystawić notę korygującą?

Prawo do wystawienia noty korygującej zgodnie z ustawą o VAT przysługuje wyłącznie podatnikowi VAT, który dokonał zakupu towaru lub usługi oraz otrzymał fakturę VAT zawierającą wskazane w przepisach błędy. Ta możliwość korekty staje się istotnym instrumentem dla przedsiębiorców, pozwalając na skorygowanie wszelkich pomyłek lub nieścisłości występujących w dokumentacji finansowej.

Nota korygująca – termin wystawienia oraz akceptacja

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie istnieje określony termin, w którym podatnik (nabywca) musi wystawić notę korygującą. Elastyczność w tym zakresie daje przedsiębiorcom możliwość samodzielnego decydowania, kiedy dokładnie skorygować ewentualne błędy w dokumentacji. Niemniej jednak, choć brak konkretnej ramy czasowej, zaleca się jak najszybsze reagowanie na wykryte nieścisłości.

Wystawienie noty od razu po zauważeniu błędu ma kluczowe znaczenie. Jest to nie tylko kwestia rzetelności i przejrzystości w prowadzeniu księgowości, ale także zabezpieczenie przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami. Kontrola fiskusa może bowiem uznać fakturę zawierającą błędy za nierzetelny lub niekompletny dowód księgowy, co może skutkować utratą podstawy do poprawnego rozliczenia podatkowego.

Stąd też, choć brak jest ściśle określonego terminu, zaleca się, aby podatnicy jak najszybciej reagowali na wszelkie nieprawidłowości, zgodnie z zasadą, że precyzyjne i aktualne dane księgowe stanowią solidną podstawę dla sprawnej i zgodnej z przepisami działalności finansowej. Właściwe zarządzanie notami przyczynia się nie tylko do poprawy bieżących rozliczeń, lecz również chroni przed ewentualnymi komplikacjami w przypadku kontroli podatkowej.

Zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, dla pełnej ważności wystawionej przez nabywcę noty korygującej, wymaga się akceptacji ze strony wystawcy faktury. Oparcie się na tej zasadzie stanowi kluczowy krok w procesie korekty dokumentacji finansowej. Niemniej jednak, przepisy nie określają szczegółowych wymagań formalnych co do formy akceptacji.

Organy podatkowe, w tym kontekście, akceptują nawet milczącą akceptację, co potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 kwietnia 2017 r. (sygn. 2461-IBPP4.4512.21.2017.1.LG).

Jednak dla większego bezpieczeństwa wystawcy danej noty, zaleca się uzyskanie wyraźnej akceptacji, np. w formie pisemnej lub za pomocą elektronicznej korespondencji. Działanie na podstawie takiej praktyki nie tylko potwierdza porozumienie między stronami, ale również może stanowić dodatkową ochronę w przypadku ewentualnych sporów podatkowych czy kontroli organów podatkowych. Bezpieczna, jednoznaczna akceptacja umożliwia zatem efektywne i zgodne z przepisami wprowadzenie korekt do dokumentacji finansowej.