W tej publikacji przedstawiłyśmy 5 podstawowych zagadnień związanych z wystawianiem faktur sprzedaży oraz faktur uproszczonych.
Podmioty objęte obowiązkiem wystawiania faktur (art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług – dalej: u.p.t.u.)
Faktury wystawiają wszyscy podatnicy, w tym wystawiający wcześniej rachunki podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT zwolnieni oraz podatnicy niezarejestrowani.
Obowiązkowo faktury wystawiają:
- podatnicy dokonujący opodatkowanej sprzedaży na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- podatnicy dokonujący dostawy towarów lub świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 u.p.t.u., na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- podatnicy dokonujący wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w art. 130a-130d u.p.t.u.,
- podatnicy z tytułu dokonywanych wewnątrzwspólnotowych dostaw nowych środków transportu;
- podatnicy otrzymujący całość lub część zapłaty przed dokonaniem czynności wymienionych w pkt 1–3, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 u.p.t.u., lub dostawy towarów, dla której obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b u.p.t.u.
Na żądanie nabywcy faktury wystawiają:
- podatnicy dokonujący sprzedaży opodatkowanej na rzecz podmiotu innego niż podatnik lub osoba prawna niebędąca podatnikiem;
- podatnicy dokonujący sprzedaży zwolnionej od podatku.
Wyłącznie dobrowolnie faktury wystawiają podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w art. 130a-130d u.p.t.u., art. 131-134 u.p.t.u. oraz art. 138a-138h u.p.t.u.
Termin wystawiania faktur (art. 106i u.p.t.u.)
Zasada ogólna – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.
Faktury zaliczkowe – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty.
Faktury dokumentujące świadczenie usług budowlanych oraz budowlano-montażowych – nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usług.
Faktury dokumentujące drukowanych książek, gazet, czasopism i magazynów – nie później niż 60 dni od dnia wydania towarów (jeżeli umowa nie przewiduje rozliczenia zwrotów wydawnictw) albo nie później niż 120 dni od pierwszego dnia wydania towarów (jeżeli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw).
Faktury dokumentujące czynności polegające na drukowaniu książek, gazet, czasopism i magazynów – nie później niż 90. dnia od dnia wykonania czynności.
Faktury dokumentujące czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 u.p.t.u. – nie później niż z upływem terminu płatności.
Faktury dokumentujące niezwrócone opakowania zwrotne, za które pobrano lub określono kaucję – nie później niż 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania (jeżeli umowa określała termin zwrotu opakowań zwrotnych) albo nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania (jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania).
Faktury wystawiane na żądanie nabywcy – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towarów, wykonania usługi albo otrzymania zapłaty (jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty) albo nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania (jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone później).
Faktury dokumentujące usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe – nie później niż 28. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano tę usługę.
Co do zasady, jest możliwe od 60. dnia (do końca 2021 r. do 30. dnia) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi albo otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
W drodze wyjątku dowolnie wcześnie mogą być wystawiane faktury w zakresie dostawy i świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4 u.p.t.u., jeżeli zawierają informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczą. Nie dotyczy to faktur w zakresie dostawy towarów lub świadczenia usług, do których dochodzi na skutek transferu bonów jednego przeznaczenia.
Obowiązkowe elementy każdej faktury (art. 106e ust. 1 pkt 1–15 ustawy o VAT)
Faktury muszą zawierać (z zastrzeżeniem przepisów określających elementy, których niektóre faktury nie zawierają oraz nie muszą zawierać):
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub większej liczby serii, w sposób jednoznaczny identyfikujący fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku (w niektórych przypadkach poprzedzony przedrostkiem PL);
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (w niektórych przypadkach poprzedzony przedrostkiem państwa członkowskiego nabywcy);
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub otrzymania zapłaty (w przypadku faktur zaliczkowych), jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwotę wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku albo – w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w art. 130a-130d u.p.t.u. lub art. 131-134 u.p.t.u. – stawki podatku od wartości dodanej
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem.
Obowiązkowe elementy niektórych faktur
- wyrazy „metoda kasowa” – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje (na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 1 u.p.t.u., art. 21 ust. 1 u.p.t.u. albo na podstawie przepisów wykonawczych) z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty (w szczególności w przypadku faktur wystawianych przez małych podatników rozliczających VAT metodą kasową);
- wyraz „samofakturowanie” – w przypadku faktur wystawianych przez nabywców towarów i usług;
- wyrazy „procedura marży dla biur podróży” – w przypadku świadczenia usług turystyki opodatkowanych według procedury marży;
- wyrazy „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” – w przypadku dostaw odpowiednio towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków opodatkowanych według procedury marży;
- wyrazy „odwrotne obciążenie” – w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi;
- wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” – w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do u.p.t.u.,
- wskazanie:
- przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
- przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
- innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnieni – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku, z zastrzeżeniem przepisów § 3 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur – dalej r.f.;
- nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu przeznaczonym na dane podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres – w przypadku faktur wystawianych przez administracyjny organ egzekucyjny lub komornika sądowego;
- nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku – w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez przedstawiciela podatkowego;
- datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
- przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a u.p.t.u.,
- liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b u.p.t.u., oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c u.p.t.u. – w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu;
- dane określone w art. 136 u.p.t.u. – w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika uczestniczącego w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej rozliczanej według procedury uproszczonej;
- numery VAT UE (numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, poprzedzony kodem PL, lub numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego) – w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 u.p.t.u.
Faktury uproszczone
1. Mogą być wystawiane, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro.
2. Muszą zawierać NIP nabywcy.
3. Mogą nie zawierać:
a) danych (imienia i nazwiska lub nazwy) nabywcy oraz jego adresu;
b) miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
c) ceny jednostkowej netto;
d) wartości sprzedaży netto;
e) stawki podatku;
f) sumy wartości sprzedaży netto;
g) kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto.
4. Funkcję faktur uproszczonych mogą pełnić paragony z numerem NIP nabywcy.
Data publikacji: 21.02.2023